Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on OSIA-työnohjaus ja valmennus Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 4.10.2021 Viimeisin muutos 19.11.2021 

 

1. Rekisterinpitäjä

OSIA-työnohjaus ja valmennus Oy, Riihitie 5, 73100 Lapinlahti

info(a)osia-tyonohjaus.fi

   

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Soile Hiltula, soile(a)osia-tyonohjaus.fi, p 0503318820

 

3. Rekisterin nimi

OSIA-työnohjaus ja valmennus asiakas- ja markkinointirekisteri

 

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on OSIA-työnohjaus ja valmennuksen ja asiakkaan välinen asiakassuhde, joka perustuu asiakkaan suostumukseen, sekä asiakkaan antamaan toimeksiantoon.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

palveluiden kohdentaminen ja toimittaminen asiakkaalle

yhteydenpito asiakkaisiin, sekä asiakassuhteen ylläpito

asiakassuhteen hoitaminen, sopimusten ja velvollisuuksien täyttäminen

asiakaspalautteen kerääminen ja käsittely

asiakassuhteiden analysointi, ryhmittely ja raportointi sekä muut kokonaisasiakkuuden ja OSIA -työnohjaus ja valmennuksen liiketoiminnan kehittämiseen liittyvät tarkoitukset

palveluiden markkinoiminen, kehittäminen sekä tutkimus- ja tilastointitarkoitukset.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.  

 

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: 

Käsittelyn kohteena olevat asiakkaan henkilötiedot:

nimi, asiakkaan yksilöivä tunniste

yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot

laskutustiedot

ajanvaraustiedot: asiakas, päivä, ajankohta, paikka ja kenelle aika on varattu

palaute tai selvityspyyntö ja niihin annetut vastaukset

asiakkuutta, sopimusta ja laskutusta koskevat tiedot: tiedot voimassaolevista ja menneistä sopimuksista

henkilön suostumus- ja kieltotiedot liittyen suoramarkkinointiin sekä henkilötietojen käyttöön

muut palveluun liittyvät tiedot: palveluun liittyvät tyytyväisyystiedot ja kommentit rekisterinpitäjän palveluista, toiveisiin ja valintoihin liittyvät tiedot sekä tiedot käyttäjän haluamista palveluista sekä yhteydenottohistoria.

Osa em. tiedoista on edellytyksenä asiakassuhteen tai sopimuksen syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toimittaa palvelua. Asiakastiedot säilytetään kirjanpitolain mukaisesti 6 vuotta .

Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään suostumus erikseen.

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta sopimuksesta, sekä sähköpostiviesteistä, asiakastapaamisista, ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

Yrityksellä on käytössä sosiaalisen median kanavina Facebook ja LinkedIn-sivut, joiden kävijätietoja hyödynnetään markkinoinnissa. 

 

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Asiakastietoja ei luovuteta OSIA-työnohjaus ja valmennuksen lukuun toimivien palveluiden ja viestinnän tuotantoon, kehittämiseen tai ylläpitoon osallistuvien tahojen ulkopuolelle muuten kuin sopimuksen, erillisen suostumuksen ja/tai nimenomaisten säädösten mukaan.Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on asiakkaan kanssa sovittu.

Tietoja käsittelee yrityksen henkilöstöön kuuluvat tai yhteistyökumppanit osana työtehtäviään. Pääsy henkilötietoihin on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja eritasoisin käyttöoikeuksin, jotka ovat tehtävän hoitamisen kannalta riittävät mutta mahdollisimman suppeat.

OSIA-työnohjaus ja valmennus Oy valitsee käyttämänsä alihankkijat huolellisesti ja huolehtii sopimus- ja muilla järjestelyillä siitä, että tietoja käsitellään myös niiden toimesta lainsäädännön ja hyvän tietosuojakäytännön mukaan

 

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

 

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisena rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

 

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).